När en ny produkt skall tas fram, eller en modifiering av en befintlig, är det ett arbete som berör många avdelningar med många olika avdelningschefer. Det börjar ofta med utvecklingsavdelningen, som gör nya ritningsunderlag. Produktionsavdelningen skall förbereda den nya produktionen, inköpsavdelningen förhandla avtal om nya material, utlastning ta fram nya emballage, dokumentation ta fram ny handbok och så vidare. Listan på instanser som är involverade kan ofta göras ännu längre.
Ett projekt som skall hanteras av så många olika avdelningar kräver nästan alltid en projektledare. Det innebär inte att man måste bygga upp en speciell organisation, utan ganska ofta är det någon person, på exempelvis produktionsavdelningen, som får som uppgift att leda ett visst projekt.
Projektledarens roll
Den absolut viktigaste uppgiften för projektledaren är att se till att varje instans lämnar över till nästa instans i tid och med rätt omfattning. En klassiker är att utvecklingsavdelningen är klar med det mesta, men en komponent i systemet har man inte definierat. Om man då ”tillåts” att lämna över till produktion och inköp så kan man vara rätt säker på att projektet misslyckas. Projektledningens uppgift är bland annat att tydligt definiera vad varje avlämnande avdelning skall ge ifrån sig och när.
Det är också projektledningen som ser till att alla förstått vad projektet innebär. Ett exempel kan vara att se till att inköpsavdelningen verkligen förstått de nya krav på material som projektet medför.
Övergripande ansvar
Ett klassiskt tvisteämne är vem som skall vara chef över projektledarna. I dag är nog den helt förhärskande tanken att:
- Projektledaren har kvar sin normala chef i allt som gäller semester, arbetstider, arbetsvillkor och det arbete som inte är projektledning
- I sin roll som projektledare rapporterar han direkt till verkställande direktören eller person i dennes stab
Fördelen med detta system är att problem kommer fram snabbare och lättare, och om det är ett tillräckligt stort problem så kan den verkställande direktören eller någon nära ingripa tidigt, när det fortfarande går att förbättra läget.